ACCESS

ACCESS 

DATOS BASICOS:

BASE DE DATOS: Es una herramienta para recopilar y organizar información, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa, puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. 

TABLA: Son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla de contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono.
Una tabla está formada por registros (filas) y campos (columnas). Los campos contienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

TIPOS DE DATOS:

•  Formato :Se usa para mostrar  
• Texto: Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección.
•  Número: Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo de datos independiente para la moneda.
•  Moneda: Valores monetarios.
• Sí/No: Valores Sí y No, y campos que contienen uno de dos valores posibles.
• Fecha/Hora: Valores de fecha y hora para los años 100 a 9999.
• Texto enriquecido: Texto o combinación de texto y números a los que se puede aplicar formato mediante controles de color y de fuente.
• Campo calculado: Resultado de un cálculo. El cálculo debe hacer referencia a otros campos de la misma tabla. Para crear el cálculo se usa el Generador de expresiones.
•  Datos adjuntos: Imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivos admitidos adjuntos a los registros de la base de datos, de forma similar a adjuntar archivos a los mensajes de correo electrónico.
•  Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenados como texto y usados como dirección de hipervínculo.
• Memo: Bloques de texto largos. Una utilidad típica de un campo Memo sería una descripción de producto detallada.
• General: Números sin formato adicional, exactamente como han sido almacenados.
• Moneda: Valores monetarios en general.
• Euro: Valores monetarios en general almacenados en formato UE.
• Fijo: Datos numéricos.
• Estándar: Datos numéricos que contienen decimales.
• Porcentaje.
• Científico: Cálculos.
• Fecha corta: Muestra la fecha con un formato abreviado. Depende de la configuración regional de fecha y hora. Por Ejemplo, 14/3/2009 para España.
• Fecha mediana: Muestra la fecha con un formato mediano. Por ejemplo, 3-Abr-09 para España.
• Fecha larga: Muestra la fecha con un formato largo. Depende de la configuración regional de fecha y hora. Por ejemplo, Miércoles, 14 de marzo, 2009 para España.
• Hora a.m./p.m.: Muestra la hora con un formato de 12 horas que responderá a los cambios en la configuración regional de fecha y hora.
• Hora mediana: Muestra la fecha seguida por a.m./p.m.
• Hora 24 horas: Muestra la hora con un formato de 24 horas que responderá a los cambios en la configuración regional de fecha y hora.
• Casilla de verificación.

 TIPOS DE RELACIÓN:

•  Relación uno a varios: un registro de la tabla A puede tener muchos registros que coincidan en la B, pero un registo de la tabla B solo tiene un registro coincidente en la tabla A.
• Relación varios a varios:  un registro de la tabla A puede tener muchos registros en la tabla B y viceversa.
• Uno a uno: cada registro de la tabla A solo puede contener un registro en la tabla B.

FORMULARIOS: Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos, a menudo contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. 

Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas.

CONSULTAS:Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas  para conseguir información detallada de una base de datos.

EXTENSIONES

• .mdb -Base de datos de Access (Versión 2003 y anteriores).
• .mde -Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2003 y anteriores).
• .accdb - Base de datos de Access (Versión 2007).
• .accde - Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2007 y anteriores).
• .mam - Macro de Access.
• .maq - Consulta de Access.
• .mar - Informe de Access.
• .mat - Tabla de Access.
• .maf - Formulario de Access.
• .adp - Proyecto de Acess.
• .adn - Plantilla de proyecto de Access.

Para crear una nueva base de datos debemos hacer clic en la opción Nuevo de la pestaña de Archivo: Se mostrarán las varias opciones para nuevos archivos.La opción Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada ya que con esa se parte desde cero.

Sin importar la opción que se elija, siempre saldrá un panel con Vista previa y la opción de ponerle un nombre a el archivo con la base de datos,  adicionalmente también saldrá un icono con el que podremos ubicar la posición dentro de los documentos del pc donde queremos guardar la base de datos.

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que podamos empezar a rellenar datos.

la forma de crear una tabla en vista diseño que  consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otros criterios.Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna que estamos definiendo.

Vamos rellenando la rejilla en cada columna que compondrá la tabla:En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.O bien para Guardar hacer clic en de la barra de Acceso Rápido, escribir nombre que quier darse a la tabla y undir Aceptar.Cada campo de una tabla tiene características que dan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño cuando tenemos un campo seleccionado.

Para los campos Texto: El número máximo de caracteres que se pueden poner en el campo. 

Para los campos Numérico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

Entero para valores enteros entre -32.768 y 32.767.

Entero largo para valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Simple para la introducción de valores entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

Doble para valores entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324

Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Decimal para almacenar valores entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb).

• Los campos Autonumeración son Entero largo.A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.
• Para los campos Autonumeración, Numérico y Moneda, las opciones son:

Número general: Los números tal como fueron introducidos.

Moneda: Da los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €.

Euro: Utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.

Fijo: Los valores sin separador de millares.

Estándar: Los valores con separador de millares.

Porcentaje: Multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).

Científico: El número con notación científica.

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: Si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. 

Fecha larga: Se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.

Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.

Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.

RELACIONES:Despues de haber realizado las tablas deseadas y se desee relacionarlas...

* En el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos. * O el botón de Archivo > Información

En caso de que tengas una tabla abierta, también encontrarás este botón en:

- La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseño.Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos indicar qué tablas queremos relacionar.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada. También puedes seleccionar varias a la vez pulsando CTRL. 
Clic sobre el botón Agregar.
Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones.

Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.




CONSULTAS:Son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Para crear una consulta, hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.

Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.

CONSULTAS CON PARAMETROS:necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta.Un parámetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no está en el origen de datos, Access considera este campo como un parámetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del parámetro mediante un cuadro de diálogo como este:

tendríamos que añadir una condición de búsqueda que especifique que la Población es igual al Valor a introducir, de esta manera:

FORMULARIOS:

sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.

 Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación.

INFORMES:

Sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos.

 Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación.

ms : http://www.aulaclic.es/access-2010/t_5_2.htm